Vom richtigen Zeitpunkt Pressemitteilungen zu veröffentlichen

von Bianka Boock

„Das Wissen um den richtigen Zeitpunkt ist der halbe Erfolg.“ Dieses Zitat des französischen Politikers Maurice Couve de Murville gilt auch für die Veröffentlichung von Presseinformationen. Denn: Ob eine Redaktion eine Mitteilung aufgreift, hängt nicht nur vom Inhalt ab, sondern auch davon, wann das Unternehmen die Nachricht herausgibt.

Diese Erkenntnis ist offensichtlich noch nicht überall angekommen. Regelmäßig versenden Unternehmen Mitteilungen, dass sie zum Beispiel vor vier Wochen oder noch längerer Zeit ein Firmenjubiläum hatten, ein neuer Geschäftsführer seinen Dienst angetreten, sie an einer Veranstaltung teilgenommen oder eine Auszeichnung erhalten haben. Anschließend wundern sie sich, dass kein oder kaum ein Medium die Nachricht berücksichtigt hat. Dabei liegt die Begründung dafür auf der Hand: Die Botschaften sind zu alt.

Warum rechtzeitig besser ist

Medien sind bestrebt, aktuelle Nachrichten zu veröffentlichen, das heißt: Ankündigungen und Berichte zu Veranstaltungen und Themen, die für ihre Leser gegenwärtig und in Zukunft von Interesse sind. Veranstaltungen, die bereits stattgefunden haben, gehören allenfalls noch eine Woche im Anschluss dazu, wenn es einen neuen Bezug dazu gibt – oder bei größerer Relevanz auch länger. Diese größere Relevanz, die eine spätere Veröffentlichung rechtfertigt, liegt jedoch nicht in der reinen Tatsache, dass ein Unternehmen an einer Veranstaltung teilgenommen hat oder ein positives Fazit zieht.

Das bedeutet konkret: Unternehmen sind gut beraten, Nachberichte, zu welchem Anlass auch immer, möglichst unmittelbar im Anschluss herausgeben, maximal eine Woche später. Ankündigungen sollten rechtzeitig stattfinden. Für Teilnahmen an Messen sind das vier bis sechs Wochen vorher. Ein Vorteil daran: Viele Veranstalter haben Partnerschaften mit Medien geschlossen, die zum Beispiel im Vorfeld Sonderveröffentlichungen herausgeben. Dort können jedoch nur Unternehmen berücksichtigt werden, die bis dahin Informationen geliefert haben. Wann solche Sonderveröffentlichungen erscheinen und Redaktionsschluss ist, lässt sich meist den Mediadaten entnehmen.

Was Einladungen zu hauseigenen Events betrifft, so sollten diese so rechtzeitig versendet werden, dass die Redakteure ihren Besuch ohne Stress planen können. Empfehlenswert sind etwa vier Wochen Vorlauf. Kürzere Fristen wären bei größerer Relevanz gerechtfertigt. In Bezug auf Positionswechsel in Unternehmen ist es empfehlenswert, diese unmittelbar im Vorfeld anzukündigen, mit dem Stichtag oder maximal einen bis zwei Tage später.

Planung zeugt auch von Kompetenz

Das erfordert keinen großen Aufwand, sondern lediglich Planung. Denn die meisten solcher Ereignisse sind lange im Vorfeld bekannt, sodass die Kommunikation gut eingetaktet und vorbereitet werden kann. Neben den genannten Aspekten sollten dabei in Bezug auf den Zeitpunkt auch Großveranstaltungen der jeweiligen Branche, Ferienzeiten, Feiertage, Wochenenden und Uhrzeiten für den Versand in die Überlegungen einbezogen werden. Dabei ist es am besten, sich am Arbeitsablauf der Zielmedien zu orientieren. Das heißt zum Beispiel: Die Chance, dass die Nachricht auf Aufmerksamkeit stößt, ist meistens in der Woche und während des Vormittages am größten. Weniger sinnvoll wäre es, eine Presseinformation zu einem neuen Release einer Software während einer großen IT-Messe zu veröffentlichen, auf der es nicht präsentiert wird.

Fazit: Es ist erfolgsentscheidend, über einen guten Zeitpunkt für den Versand von Pressemitteilungen nachzudenken. Damit sind nicht nur die Aussichten auf eine Berücksichtigung in Medien und große Aufmerksamkeit besser. Es zwingt auch zu einer vorausschauenden Planung der Kommunikation. Und das zeugt von Kompetenz.