Pressetexte distribuieren – Weniger ist mehr

von Nicole Gauger

Es ist schon immer wieder erstaunlich, mit welchen Themen Pressestellen oder PR-Agenturen Redaktionen adressieren. Als PR-Agentur betreuen wir unter anderem das Informationsportal www.dokuworld.de, das sich mit der internationalen Produktkommunikation beschäftigt. Hier erhält der Leser Neuheiten, Hintergrundwissen und Anwenderbeispiele aus den Themenbereichen „Technische Dokumentation“, „Product Information Management“ und „Mehrsprachigkeit“. Auf der Startseite sollte eigentlich schon deutlich werden, welcher Content auf unserem Portal Platz findet und welcher nicht. Umso verwunderlicher ist es, dass unsere Redaktionsadresse Pressemeldungen erreichen, die neue Online-Banking-Lösungen, Wasserkondensatoren für das Büro anpreisen oder einen Wechsel in der Geschäftsleitung in einem Touristikunternehmen ankündigen.

Einmal registriert und die Welle nicht relevanter Pressemeldungen steigt

Wenn wir dann die Absender der Pressemeldungen betrachten, stellen wir oft fest, dass es sich um PR-Agenturen handelt, die womöglich einen Kunden aus „unserem“ Themenumfeld betreuen. Dies lässt den Schluss zu, dass solche Agenturen ein Sammelbecken für sämtliche Redaktionsadressen haben und dieses beim Versand von Pressemeldungen fleißig nutzen.

Eine solche Herangehensweise ist aus mindestens zwei Gründen nicht zielführend: Erstens nervt es Redakteure, wenn sie mit Mitteilungen zugespamt werden, die überhaupt nichts mit ihrem Themenfeld zu tun haben. Zweitens ist die Gefahr groß, dass der Redakteur grundsätzlich E-Mails dieser Absender löscht und damit auch eventuelle Meldungen übersieht, die für ihn relevant sind. Wie sich der Versand von Pressemitteilungen nach dem Gießkannenprinzip auf das Image einer Pressestelle oder PR-Agentur auswirkt, bedarf sicherlich keiner weiteren Diskussion.

Selektierter Versand erhält die Akzeptanz

Unsere Empfehlung lautet daher, Redaktionsadressen nach Themen- und Branchenaffinität zu klassifizieren und diese beim Versand von Pressemeldungen für entsprechende Selektionen zu nutzen. Es gibt einfach nicht den Presseverteiler. Beispielweise interessiert die Ankündigung eines neuen Produktes andere Redaktionen als Veränderungen auf der Management-Ebene. Verfolgt ein Unternehmen das Ziel, neue Branchen zu erschließen, sind wieder andere Medien von Relevanz. Zweifelsohne gehören einige Redaktionen zum Kernverteiler und werden immer in die Kommunikation einbezogen. Es spricht nichts dagegen, dies in einer Redaktionsdatenbank zu berücksichtigen.

Verärgern Sie also Redaktionen nicht, indem Sie ihnen jede Pressemitteilung zusenden, sondern machen Sie sich vorher die Mühe und selektieren Sie! Die Redaktionen werden es Ihnen danken.

Weitere Empfehlungen

Noch ein paar Tipps zum Schluss (die eigentlich selbstverständlich sein sollten, aber der Redaktionsalltag beweist das Gegenteil):

• Nutzen Sie beim Versand Ihrer Pressemitteilungen Lösungen, aus denen der Redakteur nicht den gesamten Empfängerkreis mitlesen kann! Es gibt immer noch Absender, die sämtliche Empfänger ins An- oder CC-Feld ihrer E-Mail-Software kopieren.
• Einige Redaktionen öffnen aufgrund der Virengefahr keine Word-Dateien. Teilweise blockieren Verlage sogar E-Mails mit Word-Attachments. Bieten Sie die Pressemeldung als PDF-Format an. Zum leichten Kopieren sollte die Pressemeldung dann noch als Text direkt im E-Mail-Body zu lesen sein.
• Starten Sie keine Rundrufaktion bei Redaktionen, nachdem Sie eine Pressemeldung verschickt haben, um zu fragen, ob die Meldung angekommen ist und wann sie veröffentlicht wird! Redaktionen erhalten täglich unzählige E-Mails. Wenn jede Pressestelle oder PR-Agentur nachtelefonieren würde, hätte der Redakteur kaum Zeit für seine eigentliche Arbeit.
• Last but not least: Vergessen Sie beim Versand den „unsubscribe“-Hinweis nicht, sodass sich Redaktionen trotz Ihrer sorgfältigen Recherche vom Bezug weiterer Pressemitteilungen abmelden können!

Der Versand von Pressemitteilungen ist also auch eine Wertschätzung des Redakteurs. Er ist schließlich nicht der Ablageplatz für uninteressante Meldungen, sondern sollte mit seiner verantwortungsvollen Aufgabe respektiert werden.