von Nicole Gauger

ERP meets ECM

CeBIT: bss präsentiert windream-Anbindung an Microsoft Dynamics NAV anhand konkreter Anwendungsszenarien

Logo BSS Business Solutions for Services GmbH

Mülheim / Hannover. Enterprise Resource Planning (ERP) und Enterprise Content Management (ECM) zählen zu den wichtigsten IT-Applikationen im Unternehmen. Am Beispiel von Microsoft Dynamics NAV und windream zeigt die BSS Business Solutions for Services GmbH auf der CeBIT (Halle 3, Stand J20) konkret, wie die beiden Systeme geschäftsrelevante Prozesse automatisiert umsetzen.

Dazu gehört vor allem die Rechnungsverarbeitung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Anwender können direkt aus dem ERP-System auf die in windream hinterlegten Dokumente zugreifen, ohne die Applikation zu verlassen. Mit BSS | NAVLink für windream – eine von Microsoft als offizielles Add-on anerkannte Integration zwischen MS Dynamics NAV und windream, ist die revisionssichere Ablage sämtlicher Ein- und auch Ausgangsbelege gewährleistet. Dazu ergänzend präsentiert das Unternehmen mit BSS | NAVCapture eine Softwarelösung, die eine automatisierte Belegerfassung und -verarbeitung in Microsoft Dynamics NAV ermöglicht. Abgerundet wird das Ausstellungsprogramm mit der von Microsoft qualifizierten Branchenlösung BSS | maintenance pro für Wartung und Instandhaltung technischer Anlagen und Gebäude. Diese ist – neben spezialisierten Dienstleistern – für Unternehmen relevant, die Industrie 4.0-Szenarien implementiert haben und in engen Zeitintervallen die involvierten Geräte warten und miteinander abstimmen müssen.

Eingangsrechnungen GoBD-konform verarbeiten und archivieren

Mit der BSS-Lösung werden postalisch eingehende Belege zunächst gescannt und die Inhalte dann per OCR ausgelesen. Das System unterbreitet entsprechende Buchungsvorschläge, die der Anwender nur noch bestätigen muss. Rechnungen, die dem ZUGFeRD-Datenmodell entsprechen, werden automatisiert verbucht. Das System unterstützt die bestehende Infrastruktur mit allen Office-, Mail- und anderen Anwendungen. Kunden- oder projektbezogene Dokumente lassen sich auf Knopfdruck anzeigen. Die Anwender haben von der ihnen bekannten Microsoft-Oberfläche aus alle Dokumente im direkten Zugriff.

Die Archivierung erfolgt in einem eigenen Format in windream über BSS | NAVLink für windream. Dabei können sämtliche in windream archivierten Dokumente komfortabel direkt in Dynamics NAV recherchiert und sofort angezeigt werden.
Das Besondere dabei ist, dass durch die Versionierungsfunktion von windream sämtliche Vorgängerversionen, beispielsweise von Angeboten, erhalten bleiben. Alle Dokumente, die zu einem Vorgang gehören, sind strukturiert aufgelistet. Bei Rückfragen können diese direkt geöffnet werden. Es folgt die Belegerkennung mit BSS | NAVCapture. Diese kann auch aufwändige Belege ohne das Aufbringen eines Barcodes oder das Hinzufügen eines Trennblattes erkennen und verarbeiten. Somit werden unter anderem Split-Buchungen auf Kostenstellen erkannt und verarbeitet. Zusätzlich kann die Lagerregulierung durch BSS | NAVCapture gesteuert werden.

BSS | maintenance pro zur Wartung und Instandhaltung technischer Anlagen und von Gebäuden

BSS | maintenance pro erweitert Microsoft Dynamics Pro um die Kernprozesse Wartung und Instandhaltung. Damit unterstützt die Software die kompletten Geschäftsabläufe rund um Aktivitätenkontakthistorie, Anlagenverwaltung, Wartungsvertragsverwaltung, Disposition, Einsatzplanung, Abrechnung, Sonderauftragsverwaltung, mobiles Servicemanagement, Zeiterfassung und vieles mehr. Als voll integrierte Facility-Software bietet sie entsprechende Schnittstellen zu zahlreichen weiteren Anwendungen, unter anderem auch zu mobilen Endgeräten. Anwender haben damit Zugriff auf die aktuellen Daten von unterwegs und können quasi von jedem Ort aus ihr Unternehmen lenken.

Über die BSS Business Solutions for Services GmbH:
Die BSS Business Solutions for Services GmbH, Integrationspartner der windream GmbH, versteht sich als Partner von kleinen und mittelständischen Unternehmen und bietet Software auf Basis von Microsoft Dynamics NAV (NAVISION, ERP-Software für KMU). Als Experte für Unternehmensorganisation und integrierte Softwarelösungen für Zeitarbeit, Gebäudereiniger Sicherheitsdienstleister und Handwerker bietet die BSS Business Solutions for Services GmbH das komplette Leistungsportfolio von der Bedarfsanalyse über die Einführung innovativer Software für Dienstleistungsunternehmen bis zur Anpassung spezieller und individueller Kundenwünsche. Die Lösungen werden stets aktuell an die gesetzlichen Gegebenheiten und Anforderungen der jeweiligen Branchen angepasst.

Über die windream GmbH:
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das ECM-System windream. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit 85 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, Südamerika und Afrika. Zum Kundenkreis zählen renommierte und international operierende Unternehmen wie zum Beispiel Babcock Noell, die DFS Deutsche Flugsicherung, die Deutz AG, die Swisscom AG sowie die Koenig & Bauer AG.

Über das Enterprise-Content-Management-System windream:
windream, seit 2003 auch weltweit patentgeschützt, gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente sowohl im Office-Bereich als auch im SAP-Umfeld. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein Dokumenten-Management-System in ein Betriebssystem integriert.
windream wird in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen und in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt. Zahlreiche Integrationen in Produkte von Drittanbietern runden das Portfolio ab. Zu den verfügbaren Produkten zählen Anbindungen an ERP-, Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme ebenso wie Integrationen in Knowledge-Management-, Groupware- und Imaging/Data-Capturing-Lösungen sowie in verschiedenste branchenspezifische Anwendungen. windream hat als Teilnehmer an der BARC-Studie „Enterprise Content Management“ ein überragendes Ergebnis in allen Testdisziplinen erzielt.

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