von Nicole Gauger

DMS EXPO: One Click Solutions präsentiert Lösungen zur automatisierten Belegerfassung und Postverteilung

Syrgenstein/Bochum. Die One Click Solutions GmbH zeigt während der DMS EXPO 2014 am Messestand ihres Partners windream (Halle 6, Stand C12) die lernende Erfassungssoftware AutoClick in der aktuellen Version 5.0. In dieser hat der Hersteller vor allem an das Trainieren der Software mit Beispieldokumenten Hand angelegt. So gestaltet sich die dazugehörige Oberfläche nun übersichtlicher, was sich auf die Ergonomie positiv auswirkt. Ferner ist das Training von Positionsdaten in Belegen jetzt noch einfacher und mit wenigen Handgriffen in kürzerer Zeit erledigt. Ebenfalls dazugekommen sind Validierungsfunktionen, mit denen Konsistenzprüfungen auf Belegen durchgeführt werden können. Typische Beispiele sind, ob Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuerbeträge korrekt angegeben sind oder ausgewiesene Skontibeträge stimmen.

Darüber hinaus zeigt One Click ihre Postverteilungslösung ClickPost. Mit dieser können Unternehmen eingehende Papierpost nach dem Scannen per E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter bzw. die zuständige Abteilung weiterleiten. In die aktuelle Version wurde ein elegantes Verfahren für die Behandlung von Postrückläufern integriert. Empfänger, die falsche oder unvollständige Post erhalten, können in einem Formular die Fehlerursache ankreuzen und es an die Poststelle zurücksenden.

Bei der Erfassungs-Software AutoClick V5 liegt der Fokus auf dem automatisierten Auslesen strukturierter Belege. Dabei sorgt ein intelligenter Trainingsalgorithmus dafür, dass der Lernaufwand für Dokumente gering ist. Alle weiteren Belege desselben Typs oder Lieferanten erkennt AutoClick automatisch, liest die entsprechenden Belegdaten aus und gibt diese an entsprechende angeschlossene Systeme weiter.

Mit einer für das ECM-System windream entwickelten Schnittstelle synchronisiert sich AutoClick auf die windream-Dokumenttypen und -Indexe automatisch. Zudem können Dokumente nach der Erfassung regelbasiert und automatisiert in windream abgelegt oder windream-Workflows gestartet werden.

ClickPost wandelt Papierpost in elektronische Nachrichten

Neben AutoClick zeigt der windream-Partner seine webbasierte Postverteilungssoftware ClickPost, die die täglich ankommende Briefpost per E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter bzw. Abteilungen weiterleitet. Die Zustellzeiten werden so minimiert. Darüber hinaus müssen Mitarbeiter nicht mehr zwischen Papierpost und E-Mails differenzieren. Zudem kann die Post automatisiert in windream abgelegt werden.
Dazu wird zunächst die Eingangspost gescannt und ClickPost zur Verfügung gestellt. Die Software trennt die Post eigenständig. Über eine integrierte Lookup-Funktion wird dann die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ermittelt und die Post dorthin versendet. Mit Kurzwahltasten kann der Anwender außerdem Verteilerkreise oder auch mehrere Empfänger gleichzeitig adressieren oder die Post auch direkt entsprechenden Workflows zuführen.

Vollautomatische Posteingangslösung mit ClickPost und AutoClick

In einer Kombination aus den ClickPost und AutoClick zeigt der Hersteller eine vollautomatische Posteingangslösung. Die tägliche Eingangspost wird an einem oder mehreren Standorten ohne Trennungsmerkmale wie Barcode oder ähnlichem eingescannt und zielsicher geroutet. Die Lösung selektiert dann unstrukturierte Dokumente, wie Korrespondenz selbständig und sendet sie den Postempfängern per E-Mail.
Bekannte strukturierte Belege, wie Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen werden automatisch ausgelesen und die zugehörigen Workflows gestartet. Parallel kann die gesamte Post in einem Archivsystem revisionssicher abgelegt werden und in einem Posteingangsbuch protokolliert.

Mit dieser Lösung wird er Automatisierungsgrad in Unternehmen und damit Ihre Wettbewerbsfähigkeit signifikant gesteigert.

Über die One Click Solutions GmbH:
Die One Click Solutions GmbH ist Hersteller von Produkten und Software-Lösungen für die Bereiche Belegerfassung und Posteingangslösung. Dazu stehen eigenentwickelte Module und Komponenten bereit, die je nach Kundenanforderung zum Einsatz kommen und deren Kernverfahren patentiert ist. Die intuitive Bedienung und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten kennzeichnen das Produktspektrum.
Zudem ist die One Click Solutions GmbH ein Systemhaus mit den Lösungsschwerpunkten ECM, EIMS, Workflow und Capturing. Dabei ist es das Ziel individuelle Lösungen mit hoher Prozessoptimierung zu realisieren. Ein hohes Maß an Kundenorientierung und eine guter After Sales Service stehen im Mittelpunkt.
Die One Click Solutions GmbH vertreibt ihre Produkte und Lösungen europaweit. Der Vertrieb erfolgt direkt und über Vertriebspartner. Im Juli 2006 wurde eine Partnerschaft mit der windream GmbH vereinbart. Zum Kundenkreis zählen u.a. Daimler AG, CIP Adidas GmbH, E.ON AG, MAN Ferrostaal Automotive GmbH, Volvo Trucks Region Central Europe GmbH, TÜV SÜD AG, Hans Henglein & Sohn GmbH, Deutscher Tierschutzbund e.V., Caritasverband e.V. und die Seehafen Wismar GmbH.

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klaus.marx@oneclicksolutions.de
http://www.oneclicksolutions.de

Über die windream GmbH
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das ECM-System windream. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit 70 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, Südamerika, Afrika sowie in Australien und Neuseeland. Zum Kundenkreis zählen renommierte und auch international operierende Unternehmen wie zum Beispiel Babcock Noell, die DFS Deutsche Flugsicherung, die Deutz AG, Swisscom, die Koenig & Bauer AG sowie die BKK Essanelle.


Über das Enterprise-Content-Management-System windream
windream, seit 2003 auch weltweit patentgeschützt, gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente sowohl im Office-Bereich als auch im SAP-Umfeld. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein Dokumenten-Management-System in ein Betriebssystem integriert.
windream wird in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen und in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt. Zahlreiche Integrationen in Produkte von Drittanbietern runden das Portfolio ab. Zu den verfügbaren Produkten zählen Anbindungen an ERP-, Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme ebenso wie Integrationen in Knowledge-Management-, Groupware- und Imaging/Data-Capturing-Lösungen sowie in verschiedenste branchenspezifische Anwendungen. windream hat als Teilnehmer an der BARC-Studie „Enterprise Content Management“ ein überragendes Ergebnis in allen Testdisziplinen erzielt.

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