Digital Office Index 2020 des Bitkom offenbart: Noch viel Luft nach oben

Hamburg. Die deutsche Wirtschaft macht dem Digital Office Index 2020 des Digitalverbandes Bitkom zufolge bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse in diesem Jahr kräftig Druck. Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH, begrüßt zwar grundsätzlich den Trend, sieht aber einige der in der Studie aufgeführten Themen kritisch, wie er in einem Statement darlegt.

Der Einsatz einer ECM-Lösung ist kein Digitalisierungsindiz

Die Bitkom-Studie ergab, dass 68 % der Befragten ein ECM-System einsetzen. Dies heißt nicht zwangsläufig, dass sie auch digital gut aufgestellt sind. Ein Beispiel: Es gibt nicht wenige Unternehmen, die ihre Eingangsrechnungen nach wie vor auf dem Papier bearbeiten und erst dann scannen, um sie im ECM-System abzulegen und das Papier vernichten zu können. Von einem digital laufenden Prozess kann hier keine Rede sein.

Regularien bremsen zu Unrecht die Digitalisierung

53 % der Befragten gaben an, dass rechtliche und regulatorische Bestimmungen an weiteren Digitalisierungsmaßnahmen sie hindern. Das heißt, dass mehr als die Hälfte der Befragten mehr in die Digitalisierung investieren würde, aber entweder nicht weiß, wie sie diese Vorgaben umsetzen soll bzw. der Meinung ist, dass beispielsweise die DSGVO Digitalisierungsmaßnahmen verbieten würde. Dabei gibt es keine Prozesse, die aufgrund der DSGVO nicht digitalisiert werden dürfen. Unternehmen sind lediglich in der Pflicht, ihre Verfahren zu dokumentieren, was jedoch in keinem Verhältnis zum Effizienzgewinn steht. Außerdem gaben 62 % der Befragten zu wenig qualifiziertes Personal als Hürde für ihre Digitalisierung an. Der falsche Weg ist, aufgrund dieser Bedenken bzw. der dünnen Personaldecke gar nichts zu machen, denn Stagnation bedeutet Rückschritt. Zweifelsohne ist es schwierig, sich im Dschungel der regulatorischen Maßnahmen und Bestimmungen zurechtzufinden. Deshalb sollten Unternehmen darüber nachdenken, Digitalisierungsvorhaben an kompetente Dienstleister outzusourcen.

Leistungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen unterbewertet

KMUs erreichen im Digital Office Index 2020 lediglich 53 bzw. 59 Punkte, was im Verhältnis zu den Großunternehmen mit 67 Punkten ein schwacher Wert ist. Das suggeriert, dass die KMUs im Vergleich zu Konzernen eher unterdurchschnittlich digitalisiert sind. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass insbesondere KMUs mit relativ wenig Digitalisierungseinsatz große Erfolge verzeichnen können. So scannen wir mittlerweile für viele kleinere Einzelhändler zum Quartalsende deren Belege und Rechnungen ein. Unsere Kunden profitieren davon, dass ihre Mitarbeiter nicht mehr nach Dokumenten zur Verbuchung suchen müssen, sondern im Homeoffice sämtliche Belege verarbeiten können. Es ist also ein vergleichsweiser kleiner, simpler Prozess, der mit einem hohen Effizienzgewinn einhergeht. Von daher finde ich es persönlich schade, dass der Bitkom die Konzerne als Vorreiter im Bereich der Digitalisierung darstellt.

Fast neun von zehn Unternehmen planen das Ende der Briefpost versus 50 % nutzen häufig das Fax

Ein schockierendes Ergebnis der Bitkom-Studie ist, dass 49 % und damit rund die Hälfte der Befragten immer noch häufig und sehr häufig das Fax nutzen. Das widerspricht der Quintessenz der Studie, die darlegen soll, dass sich die Unternehmen von Papier und analoger Kommunikation verabschieden wollen.

Nur weil wir Corona haben, ist der Datenschutz nicht deaktiviert

Der Bitkom bezeichnet Corona als einen Boost für das Digital Office. Diese Aussage unterschreibe ich sofort. Was bleibt Unternehmen, die ihre Mitarbeiter von heute auf morgen ins Homeoffice schicken mussten bzw. müssen, auch anderes übrig? Sie suchen nach Möglichkeiten, um ihren Geschäftsbetrieb in dieser ungewöhnlichen Zeit aufrecht zu erhalten. Hierbei hilft natürlich die Digitalisierung.

Die Sorge, die ich habe, ist, dass viele Unternehmen eine mit der heißen Nadel gestrickte Lösung implementiert haben, und sich jetzt nach dem Motto „Funktioniert doch“ darauf ausruhen. Beispiel: Wenn Mitarbeiter aus der Buchhaltung eingehende Rechnungen per Mail in ihr Homeoffice bekommen (Stichwort „Scan-to-Mail“) bedeutet das noch lange nicht, dass damit ein Prozess ganzheitlich digital aufgesetzt ist. Im schlimmsten Fall werden Belege bei Klärungsbedarf abfotografiert und per WhatsApp wohlmöglich über das private Handy an Kollegen geschickt. Das ist nicht nur aus datenschutzrechtlichen Gründen ein fragwürdiges Vorgehen. Genauso wenig kann es sein, dass Unternehmen mit einem Kurier die eingehende Post an ihre Mitarbeiter ins Homeoffice weiterleiten, sich dann Dokumente mit sensiblen Inhalten in deren Wohnzimmer stapeln und wohlmöglich über die Altpapiertonne entsorgt werden. Diese beiden Szenarien sind leider nicht an den Haaren herbeigezogen. Meine Befürchtung ist, dass einige Unternehmen den Datenschutz auf die leichte Schulter nehmen und nicht über etwaige Konsequenzen solcher Dinge nachdenken.

Fazit

Zweifelsohne hat Corona dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen die Vorzüge der Digitalisierung erkannt und damit einhergehende Projekte vorgezogen haben. Das bestätigt auch der Digital Office Index des Bitkom. Was die Studie allerdings nicht beantworten kann, ist die Frage, inwieweit Unternehmen ihre Digitalisierungsoffensive ganzheitlich umsetzen oder sich nur aus der Not geboren mit einer halbherzigen Lösung begnügen.

Meine Überzeugung ist, dass es in vielen Unternehmen an vollständig digitalisierten Prozessen mit Aufgabenzuordnungen und Workflow-Mechanismen fehlt. Hier gibt es weiterhin Handlungsbedarf. Unternehmen können sich nicht mit Argumenten rechtfertigen, dass ihnen dafür zu wenig qualifiziertes Personal zur Verfügung steht bzw. rechtliche Bestimmungen sie an Digitalisierungsmaßnahmen hindern. Dafür gibt es Dienstleister, die mögliche falsche Bedenken zerschlagen und vor allem digitalisierte Prozesse ohne Personalkapazität ihrer Kunden zu beanspruchen aufzusetzen, die die regulatorischen Bestimmungen erfüllen. Ferner gilt: Wer von Corona schon in seinen Kernprozessen digital unterwegs war, hatte inmitten der Pandemie Zeit, für seine Kunden da zu sein, während andere sich intern die Karten legen mussten, wer wann ins Büro fährt, um die Papierpost zu öffnen.

Nebenbei sei noch bemerkt, dass Digital Office Index auf einer Skala von 0 bis 100 in diesem Jahr einen Wert von 55 erreicht hat. In Schulnoten ausgedrückt ist das nur eine Drei minus.

Über Cocq Datendienst:
Die Cocq Datendienst GmbH unterstützt ihre Kunden auf dem Weg zu schnellen und effizienten Geschäftsprozessen. Dazu bildet das Unternehmen mit Sitz in Hamburg-Bergedorf das komplette Spektrum der Digitalisierung rund um die Themen Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Datenextraktion ab.
Seit mehr als 50 Jahren hilft Cocq Datendienst Unternehmen aller Branchen bei der praxistauglichen und zeitgemäßen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Angebotsbandbreite reicht von der ad-hoc-Digitalisierung von Aktenbeständen, über die vollständige Digitalisierung des Post- und Rechnungseingangs sowie der gezielten Extraktion und Validierung von Daten bis zu deren Hosting im eigenen Online-Archiv. Für die aktuell 70 Mitarbeiter/innen ist dem norddeutschen Traditionsunternehmen kein Projekt zu komplex. Dabei wird die Dienstleistung stets eng in die Systeme und Prozesse der Kunden integriert.
Zahlreiche namhafte deutsche und internationale Unternehmen vertrauen seit vielen Jahren auf die Kompetenz der Cocq Datendienst GmbH, darunter die Deutsche Bahn AG, die Firma Hauni oder die Daimlertochter myTaxi. Weitere Information: www.cocq.de

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