von Nicole Gauger

CeBIT 2011: callas präsentiert richtungsweisende Archivierung von Office-Dokumenten nach PDF/A

Screenshot Office-Dokumente zu einer elektronischen Akte in Form von PDF-Collections zusammenfügen

Berlin. Die callas software GmbH zeigt auf der CeBIT am Stand des PDF/A Competence Center (Halle 3, Stand D34), wie Unternehmen und Organisationen inhaltlich zusammenhängende Office-Dokumente auf Knopfdruck im PDF/A-Format archivieren können. Möglich wird dies mit dem neuen Normteil PDF/A-2, der nun sogenannte Container zulässt und dem pdfaPilot, der diese Option mit entsprechenden Funktionen unterstützt. Damit können Anwender sämtliche Office Dokumente, unabhängig davon, ob sie mit Microsoft Office oder OpenOffice erstellt wurden, in einer Akte zusammenfassen und diese in einer PDF/A-Datei archivieren. Zusätzlich wird bei Bedarf automatisch eine PDF-Übersicht erstellt, die dann auf die einzelnen Dokumente mit Texten, Tabellen oder Bildern verlinkt. Zum Öffnen und Lesen der Dateien ist lediglich ein Acrobat Reader notwendig. Prädestinierte Einsatzgebiete sind beispielsweise Kredit- oder Versicherungsakten, aber auch Projektakten wie etwa im Konstruktionsbereich. Auch die Archivierung und Verwaltung von E-Mails wird damit erleichtert: E-Mail-Anhänge – im Original etwa Word-Dateien, im Archiv dann PDF/A-Dateien – lassen sich separat zum E-Mail-Text, aber vereint in einer PDF/A-Collection archivieren.

Der pdfaPilot zählt zu den leistungsfähigsten Werkzeugen, wenn es um die Konvertierung bzw. Validierung von PDF/A-Dokumenten geht. Er unterstützt mit der seit Jahresbeginn zur Verfügung stehenden Version 2.3 in sämtlichen Funktionen den neuen Normteil PDF/A-2 und ist darüber hinaus 64-Bit-fähig.

Container-PDFs erleichtern Archivierung elektronischer Akten

Mit dem pdfaPilot von callas können Anwender Office-Dokumente automatisiert zu einer elektronischen Akte in Form von PDF-Collections zusammenfügen. Gleichzeitig können sie dafür sorgen, dass die Akte über Jahre hinweg lesbar bleibt. Denn der pdfaPilot fügt die Dateien, die mit MS-Office oder OpenOffice erstellt wurden, nicht nur in einem PDF-Container zusammen, er konvertiert sie sogar in eine PDF/A-Datei. Zusätzlich generiert die Software ein Inhaltsverzeichnis, das mit den einzelnen Elementen verknüpft ist. Zum Öffnen und Lesen bedarf es einfach nur eines PDF-Readers.

Dass callas mit dieser Lösung den „Nerv der Zeit“ getroffen hat, belegt unter anderem eine kürzlich von der Unternehmensberatung Pentadoc durchgeführte Befragung bei Anbietern von Enterprise Content Management-Systemen. Demnach bezogen sich in 2010 über 54 % der Anfragen auf elektronischen Akten-Lösungen; 2011 sollen es sogar 58 % werden.

Olaf Drümmer, Geschäftsführer von callas software sagt: „Der Normteil PDF/A-2 erlaubt die Erstellung von Collections, die aus mehreren PDF/A-Dateien bestehen. Mit Produkten, die diese Funktion unterstützen, können Unternehmen nun ihre zusammenhängenden Office-Dokumente wesentlich übersichtlicher in Form von elektronische Akten langfristig verfügbar machen.“

Über callas software:
callas software bietet einfache Möglichkeiten, um komplexe Herausforderungen im PDF-Umfeld zu bewältigen. Als Innovator von Verfahren entwickelt und vermarktet callas software PDF-Technologien für das Publishing, die Produktionsstufe, den Dokumentenaustausch und die Dokumentenarchivierung.
callas software unterstützt Agenturen, Verlage und Druckereien darin, ihre Aufgabenstellungen zu lösen, indem es Software zum Prüfen, Korrigieren und Wiederverwenden von PDF-Dateien für die Produktion von Druckvorlagen und das elektronische Publizieren bereitstellt. Unternehmen und Behörden aus aller Welt vertrauen den zukunftssicheren, vollständig PDF/A-konformen Archivierungslösungen von callas software.
Darüber hinaus ist die Technologie von callas software auch als Programmierbibliothek (SDK) für Entwickler erhältlich, die PDFs optimieren, validieren und korrigieren müssen. Software-Anbieter wie Adobe®, Quark®, Xerox® und viele andere haben verstanden, welche Qualität und Flexibilität die callas-Werkzeuge bieten, und haben sie in ihre eigenen Lösungen integriert.
callas software unterstützt aktiv internationale Standards und wirkt in ISO, CIP4, der European Color Initiative und der Ghent PDF Workgroup mit. Darüber hinaus ist callas software Gründungsmitglied des PDF/A Competence Center.
Der Firmensitz des Unternehmens befindet sich in Berlin. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.callassoftware.com.

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