P2 DMS-Tools ermöglichen automatische Archivierung in ecoDMS

Aachen. Für das Dokumenten-Management-System (DMS) ecoDMS sind ab sofort die P2 DMS-Tools verfügbar. Die Erweiterung des Resellers P2 Consult nimmt Anwendern mithilfe der drei Dienste Job-Importer, File-Importer und Indexer entscheidende Arbeit ab und schafft eine wichtige Voraussetzung für noch effektiveres und schnelleres Ablegen sowie Verschlagworten von Dateien.

„In Zeiten, in denen die Automatisierung einen zunehmend höheren Stellenwert einnimmt, ergänzen die P2 DMS-Tools ecoDMS ideal. Denn zusätzlich zur einfachen, kompakten, übersichtlichen und intuitiven Arbeit mit unserem DMS optimieren sie die Dokumentenprozesse in Unternehmen weiter“, erklärt Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales [&] Vertrieb in der ecoDMS GmbH.

Die Funktionen im Einzelnen

Jürgen Golda, Geschäftsführer von P2 Consult, verdeutlicht: „Der Job-Importer unterstützt beim Importieren von Dateien aus Fremdsystemen. Ein Anwendungsbeispiel: das Drucken von Belegen aus einer beliebigen Anwendung in ein Verzeichnis. Das Tool wandelt die Dokumente in lesbare PDF-Dateien um, erstellt anhand des Reports eine Steuerdatei und kann damit das Dokument vollständig verschlagwortet automatisch in ecoDMS ablegen.“

Der File-Importer überwacht Ordner im System des jeweiligen Anwenders und importiert Dokumente daraus ins ecoDMS. Sowohl der Ordner als auch der Dateiname liefern alle notwendigen Verschlagwortungen. Dank regulärer Ausdrücke können Dateinamen sicher ausgewertet werden.

Mithilfe des Indexers ist es möglich, Dokumente nur mit einem eindeutigen Qualifizierer in ecoDMS abzulegen. Das Tool holt sich dann die übrigen Qualifizierer automatisch aus korrespondierenden Datenbanken, zum Beispiel aus der Warenwirtschaft, dem ERP-System oder der Finanzbuchhaltung. Dabei können die Abfragen auch nacheinander erfolgen und sich ergänzen. Auf diese Weise lassen sich unter anderem Auswertungen aus der Finanzbuchhaltung/Personalverwaltung ohne großen Aufwand sicher archivieren.

Sämtliche Informationen jederzeit parat

Die Vorteile liegen auf der Hand: Im Zusammenspiel mit der langfristigen und revisionskonformen Archivierung jeglicher Dokumente und Dateien in ecoDMS werden alle relevanten Informationen in einem zentralen Archiv gespeichert, professionell verwaltet, automatisch zugeordnet und schnell wiedergefunden – trotz minimaler Dateneingabe. Denn durch das Vermeiden von Erkennungs- und Tippfehlern erfolgt eine sichere Verschlagwortung. Außerdem schaffen Unternehmen einen einheitlichen Datenbestand. Mitarbeiter werden deutlich entlastet und haben mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Die P2 DMS-Tools erlauben eine einfache Übernahme von Daten aus Altbeständen oder vorherigen Systemen und können ab Version 18 von ecoDMS genutzt werden. Weitere Informationen: https://www.p2consult.de/dms-ecm/dms-tools/

Über ecoDMS:
Die ecoDMS GmbH mit Sitz in Aachen wurde 2014 als eine neue Säule der applord Holding Europe gegründet. Das Unternehmen bietet Dokumentenmanagement, Mailarchivierung und Workflows für Unternehmen jeder Größe. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell sticht die Softwarefirma am Markt heraus. Ein moderner Vertriebsweg über den Online-Shop und Partner sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise und maßgeschneidertes, revisionssicheres Dokumentenmanagement. Das IT-Unternehmen erfreut sich an mehr als 13.000 zufriedenen Kunden in Europa. Weitere Informationen: www.ecodms.de

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