Neues Tool importiert Rechnungen aus JTL in ecoDMS

Aachen / Recklinghausen. Das Systemhaus Karley Deutschland hat mit dem RechnungsExporter ein Tool entwickelt, das die Warenwirtschaft JTL mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS verbindet. Damit lassen sich Ausgangsrechnungen und Gutschriften, die in JTL generiert werden, als PDF-Datei in ecoDMS importieren und dort revisionssicher archivieren. Darüber hinaus können JTL-Anwender mit dem ebenfalls von Karley angebotenen RechnungsChecker überprüfen, ob alle Rechnungen übertragen und in ecoDMS lückenlos vorhanden sind.

Damit die Übergabe der Rechnungen aus JTL in ecoDMS automatisch funktioniert, fügt sich der RechnungsExporter direkt in die Windows-Aufgabenplanung ein und startet je nach eigestellter Konfiguration. Bei dem Dokumentenexport nach ecoDMS werden die JTL-Dokumente dann jeweils mit der Belegnummer und dem -typ klassifiziert. Über diese Merkmale sind die Rechnungen und Gutschriften in ecoDMS schnell auffindbar.

Beim zweiten Teil des Exports prüft der RechnungsChecker, ob alle Belege ordnungsgemäß in ecoDMS archiviert sind. Dazu sucht das Tool in ecoDMS in einem vom Anwender angegebenen Zeitraum die kleinste und größte Rechnungsnummer. Anschließend untersucht der RechnungsChecker, ob in dem vorgegebenen Zeitraum sämtliche Rechnungsnummern lückenlos vorhanden sind. Wenn Ausgangsrechnungen fehlen sollten, verschickt das Tool eine E-Mail mit den fehlenden Rechnungsnummern. „Diese Vorgehensweise ersetzt natürlich nicht die Pflicht, dass Unternehmen gelegentlich Stichproben durchführen müssen, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen lückenlos vorhanden sind“, sagt Karsten Ley, Geschäftsführer von Karley Deutschland, und ergänzt: „Allerdings kann der RechnungsChecker wesentlich schneller fehlende Rechnungen bei einem großen Volumen erkennen.“

Interessenten können den RechnungsExporter inklusive dem RechnungsChecker von Karley kostenlos für 30 Tage testen und hier einen entsprechenden Lizenzschlüssel anfordern.

Über ecoDMS:
Die ecoDMS GmbH mit Sitz in Aachen wurde 2014 als eine neue Säule der applord Holding Europe gegründet. Das Unternehmen bietet Dokumentenarchivierung und -management, Mailarchivierung sowie Workflows für Unternehmen jeder Größe. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell sticht die Softwarefirma am Markt heraus. Ein moderner Vertriebsweg über den Online-Shop und Partner sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise und maßgeschneidertes, revisionssicheres Dokumentenmanagement. Das IT-Unternehmen erfreut sich an mehr als 15.000 zufriedenen Kunden in Europa. Weitere Informationen: www.ecodms.de

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