good news! PR-Agentur Aachen: ecoDMS optimiert Abläufe bei der Gemeinde Forst

Aachen. Die Gemeinde Forst in Baden-Württemberg hat vor Kurzem das Dokumentenmanagement-System ecoDMS des gleichnamigen Herstellers eingeführt. Über 30 Mitarbeiter in der Gemeindeverwaltung werden vor allem von schnelleren Abläufen profitieren. Darüber hinaus freut sich das Rathaus über die budgetschonenden Lizenzpreise von ecoDMS.

Die Verwaltung der Gemeinde Forst hat seit längerem ein Dokumentenmanagement-System (DMS) installiert, das sich allerdings für den Büroalltag als zu kompliziert und schwerfällig erwies. Deshalb empfahl der EDV-Verantwortliche, Jürgen Hoffmann, die Nutzung von ecoDMS. ecoDMS beinhaltet alle notwendigen Funktionen, um Dokumente digital zu verwalten bzw. zu archivieren sowie Prozesse zu automatisieren. „Vor allem aber ist das System sehr schnell, übersichtlich aufgebaut und beinhaltet eine granulare Benutzerverwaltung. Es unterstützt den Sachbearbeiter auch bei schwierigen und komplizierten Vorgängen. Jede Funktion ist nur maximal 2 Klicks entfernt.“, sagt Jürgen Hoffmann. „Hinzukommt, dass wir mit ecoDMS eigenständig kleinere Workflows abbilden können, mit denen wir unsere Prozesse optimieren. Die DSVGO- und BDGO-Konformität kann ohne Schwierigkeiten erreicht werden.“

Die Installation von ecoDMS im Februar 2020 verlief schnell und ohne fremde Hilfe. Anschließend testete eine Pilotgruppe, ob alle Vorgänge mit dem DMS zuverlässig abbildbar waren. Nachdem der Test äußerst positiv verlief, rollt die Gemeinde Forst ecoDMS nun auf sämtliche Arbeitsplätze aus. „Da die Lizenzgebühren von ecoDMS mit 89 Euro sehr niedrig sind, konnten wir die Freigabe für die Beschaffung auf dem kleinen Dienstweg einholen“, so Hoffmann.

Aufgrund der intuitiven Oberfläche und der übersichtlichen Darstellung aller Dokumente in ecoDMS bedurfte es auch keiner umfassenden Schulungsmaßnahmen. „Ich habe meinen Kolleginnen und Kollegen das System in nur zehn Minuten erklärt, die es daran anschließend sofort nutzen konnten“, so der EDV-Verantwortliche. Darüber hinaus implementiert er immer wieder Adhoc-Workflows, die die Abläufe, beispielsweise Bürgeranfragen oder Bewilligungen von Anträgen, beschleunigen. Mittlerweile arbeitet er mit ecoDMS komplett papierlos, indem er die dafür erforderlichen Dokumente scannt und über die integrierte OCR ausliest. Diese ist in ecoDMS integriert und kann teilweise sogar handschriftliche Notizen erkennen.

Über ecoDMS:
Die ecoDMS GmbH mit Sitz in Aachen wurde 2014 als eine neue Säule der applord Holding Europe gegründet. Das Unternehmen bietet Dokumentenmanagement, Mailarchivierung und Workflows für Unternehmen jeder Größe. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell sticht die Softwarefirma am Markt heraus. Ein moderner Vertriebsweg über den Online-Shop und Partner sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise und maßgeschneidertes, revisionssicheres Dokumentenmanagement. Das IT-Unternehmen erfreut sich an mehr als 12.000 zufriedenen Kunden in Europa. Weitere Informationen: www.ecodms.de

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