von Bianka Boock

Effiziente Dokumentenkontrolle mit PORTICA

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Kempen. In Zeiten von Big Data sind Unternehmen branchenübergreifend gefordert, effiziente Prozesse und kurze Durchlaufzeiten bei der Verarbeitung von Dokumenten sowie Informationen zu etablieren. Dabei sehen sie sich häufig mit Fragen nach der passenden Software zur Automatisierung bestimmter Schritte konfrontiert. Unterstützung erhalten sie von PORTICA. Der Prozessdienstleister sorgt mit seiner bewährten IT-Lösung für Dokumentenkontrolle und ausgefeiltem Customer Service dafür, dass die richtigen Aufgaben automatisiert ausgeführt sowie
Fehler zuverlässig behoben werden.

Die Lösung zur Dokumentenkontrolle besteht aus zwei wichtigen Komponenten: einer leistungsstarken Recognition Engine und dem Customer Service. Die von GEDAK, der IT-Tochter von PORTICA, programmierte Software erkennt sowohl gescannte als auch digital vorliegende Dokumente selbstständig. Sie ordnet sie Kategorien zu, validiert sie gegen vorgegebene Parameter, reichert sie mit Informationen aus externen Systemen an und überführt sie in den definierten Workflow.

„Der Customer Service legt gemeinsam mit dem Kunden fest, welche Dokumente und Merkmale die Recognition Engine im Einzelnen erfassen soll“, erläutert Gabi Lau, Leiterin Vertriebsprogramme & Händler Service bei PORTICA. Außerdem beinhaltet er einen umfassenden Support. Dieser kommt unter anderem dann zum Einsatz, wenn die automatische Dokumentenerkennung nicht ohne Weiteres funktioniert. „Das ist der Fall, wenn Dokumente beispielsweise verschmutzt sind oder die falsche Seite eines Blattes eingescannt wurde“, so Gabi Lau. Dann erscheint eine Fehlermeldung und Mitarbeiter von PORTICA unterstützen den Prozess auf zwei Ebenen. Dem First Level Support werden das Dokument, ein Muster und Informationen, welche Merkmale nicht gefunden wurden, angezeigt. Dadurch kann der Sachbearbeiter die fehlenden Inhalte schnell ermitteln. Der Second Level Support trifft weitergehende Entscheidungen zur Freigabe, regt aber auch Optimierungspotenzial im Workflow oder im IT-Programm an. „Der Customer Service bildet eine Brücke zwischen Kunden und IT, die dadurch stetig weiterentwickelt wird“, fasst Gabi Lau zusammen.

Die Dokumentenkontrolle der PORTICA kommt in Unternehmen und Institutionen zum Einsatz, in denen eine Vielzahl vordefinierter Dokumente mit wiederkehrenden Merkmalen verarbeitet werden soll. Dazu zählen Hersteller, der Handel sowie Behörden. Mögliche Anwendungsbeispiele sind die Archivierung von Bankdokumenten und die Prüfung von Unterlagen zur Regulierung von Versicherungsschäden.

Die Vorteile der IT-Lösung sowie des mit ihr verbundenen Customer Services liegen auf der Hand: Anwender profitieren von nutzbaren Daten, schnelleren Prozessen und können Kosten sparen.


Über PORTICA GmbH Marketing Support:
PORTICA ist ein führender Prozessdienstleister auf dem deutschen Markt und optimiert seit mehr als 40 Jahren IT-, Logistik- und Finanz-Prozesse. Das Unternehmen bedient Kunden aus vielfältigen Branchen und wickelt im E-Commerce, in der Marketing Logistik und in der Verkaufsförderung hunderte von Projekten pro Jahr ab. Der Fokus liegt auf der effizienten Abwicklung von Prozessen durch das Zusammenspiel von Logistik, Information und Finanzmanagement. PORTICA ist Teil des Verbundes te Neues, zu dem auch das IT-Unternehmen GEDAK (https://www.gedak.de) und die te Neues Druckereigesellschaft (https://www.te-neues.de) gehören. PORTICA ist Mitglied im Deutschen Dialogmarketing Verband und Mitglied des Bundesverbands E-Commerce und Versandhandel. Weitere Informationen: https://www.portica.de

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