von Bianka Boock

ecoDMS veröffentlicht Major Release ihrer gleichnamigen Archivlösung

Neuer Webclient mit Responsive Design, integriertes DSGVO- und GoBD-konformes Löschkonzept, PDF-Annotationen und zahlreiche weitere Funktionen steigern den Bedienkomfort

Bild: der neue Webclient von ecoDMS

Aachen. „ecoDMS goes mobile“ – unter diesem Motto steht die Version 18.09 (apu) der Archivlösung ecoDMS. Das neue Release zeichnet sich insbesondere durch einen neuen Webclient aus, mit dem Anwender auf das Dokumentenarchiv via Internetbrowser am PC, Smartphone und Tablet zugreifen können. Ein weiteres Highlight ist die Möglichkeit, personenbezogene Daten nach Vorgaben der neuen Datengrundschutzverordnung (DSGVO) zu löschen. Außerdem können Anwender PDF-Dateien direkt mit Notizen oder Anmerkungen versehen. ecoDMS 18 ist ab sofort zum Preis von 89 Euro inklusive Umsatzsteuer verfügbar.

„In unser neues Major Release von ecoDMS sind zahlreiche Wünsche unserer Kunden und Partner eingeflossen“, erklärt Michael Schmitz, einer der Geschäftsführer der ecoDMS GmbH. „Dazu gehört insbesondere die Anforderung, dass Anwender ortsunabhängig auf ihr Dokumentenarchiv – ohne große Einbußen hinsichtlich der Funktionalität – zugreifen wollen. Deshalb haben wir unsere bisherige ecoDMS-App gegen einen neuen Webclient ausgetauscht, der nahezu alle Funktionen auf allen Endgeräten – vom Desktop-PC bis hin zu mobilen Devices – zur Verfügung stellt.“

So kann der ecoDMS-Anwender im Büro oder von unterwegs unter anderem auf die Inbox für eingescannte Dokumente oder das Archiv bequem zugreifen, Dateien herunter- oder hochladen, die intelligenten Suchfunktionen inklusive Filtervorlagen nutzen oder Versionen verwalten. Dabei passt sich die Benutzeroberfläche automatisch der jeweiligen Bildschirmgröße an.

DSGVO- und GoBD-konformes Löschkonzept

ecoDMS 18 beinhaltet ein Löschkonzept für personenbezogene Daten, das der im Mai 2018 in Kraft getretenen DSGVO entspricht. Unabhängig davon erfüllt ecoDMS als Dokumentenarchiv weiterhin die GoBD-Richtlinie, indem es die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllt.

PDF-Dateien kommentieren

Eine weitere Neuerung von ecoDMS 18 ist, dass Anwender PDF-Dateien direkt mit Notizen oder Annotationen versehen können. Mit dem Hinzufügen solcher Anmerkungen erstellt ecoDMS nach dem Speichern jeweils eine neue Version. Somit bleibt das Original erhalten und jegliche Änderungen sind über die Versionsverwaltung nachvollziehbar. Typische Beispiele stellen das Aufbringen von Freigabe- oder Bezahlstempeln bzw. das Hinterlegen von Kostenstellen bei Rechnungen dar. Das Besondere der neuen Funktion ist außerdem, dass die Annotationen volltextindiziert sind, sodass Anwender danach suchen können und die Informationen von anderen Systemen ausgelesen werden können.

Umfangreichere Versionsverwaltung mit Kommentarfunktion

In ecoDMS 18 haben Anwender die Möglichkeit, über die Versionsverwaltung sowohl die PDF/A-Dateien als auch die Originaldateien abzurufen und zu exportieren. Darüber hinaus ist nun eine Funktion zum Versenden der ausgewählten Versionen per E-Mail vorhanden. Außerdem kann der Anwender in der Versionsverwaltung Kommentare hinterlegen. Somit wird gemeinsames Arbeiten an Dokumenten noch einfacher.

Bessere automatische Verarbeitung von Dokumenten

Das Erkennen von Vorlagen sowie wiederkehrender Dokumente funktioniert in ecoDMS noch zuverlässiger. Der Anwender kann zudem beim Scanvorgang eine definierte Dokumentenklassifizierung einrichten, über die die digitalisierten Dokumente automatisch im Archiv abgelegt werden.

Preise und Verfügbarkeit

ecoDMS 18 ist ab sofort im Webshop der ecoDMS GmbH zum Preis von 89 Euro inklusive Umsatzsteuer oder bei den knapp 1.000 Resellern erhältlich. Anwender der bisher aktuellen 16er Version können mit dem ursprünglich bezahlten Lizenzpreis auf ecoDMS 18 updaten.


Über ecoDMS:
Die ecoDMS GmbH mit Sitz in Aachen wurde 2014 als eine neue Säule der applord Holding Europe gegründet. Das Unternehmen bietet Archivierungssoftware für Privatanwender, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell sticht die Softwarefirma am Markt heraus. Ein moderner Vertriebsweg über den Online-Shop, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise und maßgeschneidertes, revisionssicheres Dokumentenmanagement. Das IT-Unternehmen erfreut sich an Tausenden zufriedenen Nutzern in ganz Europa. Weitere Informationen: www.ecodms.de

Ihre Redaktionskontakte:
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